Typische Fehler bei der Formulierung eines Zeugnis-Eigenentwurfs

Vielen Arbeitnehmern wird die Möglichkeit eingeräumt, an der Zeugnisschreibung mitzuwirken. Dabei machen sie meistens typische Fehler im Arbeitszeugnis-Eigenentwurf. Die Überlassung geht mitunter soweit, dass mancher Arbeitgeber einem Arbeitnehmer die "lästige Pflicht" der Zeugnisschreibung vollständig übergibt und das Zeugnis lediglich unterschreibt. In der wohlwollenden Erwartung, dem Arbeitnehmer auf seinem weiteren Karriereweg somit bestmöglich geholfen zu haben. Doch Vorsicht: Wer die typischen Fehler begeht, ruiniert möglicherweise sein Arbeitszeugnis und schadet so der weiteren Karriere.

Denn ein erfahrener Personaler erkennt Selbstlob und Eigenformulierungen bei der Sichtung von Bewerbungsunterlagen. Dabei achtet er auf die folgenden zehn typischen Auffälligkeiten eines Eigenentwurfes:

Perspektive auf Aufgaben und Leistungen

Arbeitnehmer nehmen bei der Darstellung ihrer Aufgaben und Leistungen unweigerlich ihre eigene (subjektive) Sichtweise ein, nicht die (objektive) Perspektive des Arbeitgebers. Sie beschreiben rückblickend ihre Vorgehensweisen ("Sie befasste sich mit...", Er kümmerte sich intensiv um…“), betonen Problematiken ("Hierbei bestand die besondere Herausforderung darin, dass ... ") und beschreiben eigene Maßnahmen oder Ergebnisse ("Optimierung von Prozessen durch gezielte ...") statt Anforderungen. Arbeitszeugnis-Muster helfen, das zu vermeiden.

Betonung von Eigenverantwortung

Wohl jeder Arbeitnehmer legt besonderen Wert darauf, dass er bestimmte Tätigkeiten seines Aufgabengebietes eigenverantwortlich ausgeführt hat. Wer ein Arbeitszeugnis selbst schreibt, hebt daher oftmals einzelne, besonders wichtige Tätigkeiten mit entsprechenden Adjektiven hervor ("Eigenständige Durchführung von ..."). Ein Arbeitgeber hingegen würde dies als selbstverständlich voraussetzen und stattdessen die nicht eigenverantwortlich ausgeführte Tätigkeiten einschränken ("...in Abstimmung mit dem Vorgesetzten").

Selbstlob

Auffallend oft erfolgt in Eigenentwürfen ein Lob auf Kosten des Unternehmens oder der Kollegen ("Obwohl sie in der Einarbeitungsphase auf sich allein gestellt war, ...". "Während einer längeren Erkrankung eines Kollegen übernahm er dessen Aufgabengebiet mit" usw.). Diese Form der (Selbst-)Kritik wäre vom Arbeitgeber nicht zu erwarten.

Ausgewogenheit

Da in Zeugnissen auch unterdurchschnittliche Leistungen noch wohlwollend umschrieben werden (z.B. "Er/Sie hat unseren Erwartungen entsprochen" = Note 4), sind für die Bewertung guter und sehr guter Leistungen  deutlich stärkere Formulierungen erforderlich (z.B. "Seine/ Ihre Leistungen lagen stets sehr weit über unseren Erwartungen" = Note 1). Gute und sehr gute Zeugnisse lesen sich daher - gemessen am normalen Sprachgebrauch - unweigerlich etwas übertrieben. Es erfordert sehr viel Fingerspitzengefühl und Erfahrung, mit diesem starken Lob im glaubwürdigen Rahmen zu bleiben. Beides fehlt Arbeitnehmern in der Zeugnisschreibung in der Regel, so dass ein Eigenentwurf je nach Charakter des Verfassers nicht selten zu bescheiden oder eben auch zu übertrieben ausfällt.

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Vermischung von Beschreibung und Wertung

Ein Zeugnis besteht aus einem wertfreien, beschreibenden ersten Teil (Werdegang, Aufgaben) und einem wertenden zweiten Teil (Leistung, Verhalten). Vielen Arbeitnehmern fällt diese Zurückhaltung im ersten Teil schwer und sie bewerten ihre Leistungen bei den einzelnen Aufgaben direkt mit ("Er war schwerpunktmäßig mit der Erstellung von Analysen betraut und erledigte diese Aufgabe vorbildlich"). Eigenentwürfe lesen sich daher oft wie ein Empfehlungsschreiben oder eine Laudatio und nicht wie eine Zeugnisurkunde. So stehen z.B. die Erfolge oft schon am Beginn des Leistungsteils, statt – als sorgsam vorbereiteter und begründeter Höhepunkt – erst an dessen Ende. Eine ausgewogene Darstellung der Leistung erfordert jedoch eine disziplinierte Strukturierung des Zeugnisses, ein gutes Sprachgefühl und zuverlässige, berufsspezifische Formulierungen, wie sie z.B. zeugnisfairness.de im Zeugnisgenerator bietet. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem separaten Artikel "Arbeitszeugnis-schreiben"

Vorgezogener Erfolg

Erfolge werden in Zeugnissen, als sorgsam vorbereiteter und begründeter Höhepunkt, am Ende der Leistungsbewertung genannt. Viele Arbeitnehmer wollen den Leser eines Zeugnisses aber möglichst frühzeitig von ihren Leistungen überzeugen und fallen sprichwörtlich mit der Tür ins Haus. Ihre Leistungsbewertung endet nicht mit Erfolgsbeispielen, sondern sie beginnt damit. Zur Erklärung: Der Leistungsteil eines wohl geordneten Zeugnisses formuliert nacheinander Angaben zu den drei theoretischen Aspekten Bereitschaft (Abschnitt 1), Befähigung (Abschnitt 2) und Fachwissen (Abschnitt 3), deren praktische Umsetzung dann mit der Arbeitsweise (Abschnitt 4) und dem allgemeinen Arbeitserfolg (Abschnitt 5) erörtert wird. Anschließend folgen die konkreten Erfolge bzw. Erfolgsbeispiele (Abschnitt 6), bevor der Leistungsteil mit der so genannten "Leistungszusammenfassung" mit dem Grad der Zufriedenheit endet.

Fehlender roter Faden

Arbeitgeber oder Personaler haben bei der Formulierung eines Arbeitszeugnisses entweder ihren eigenen Stil oder sie orientieren sich an einem (!) Fachbuch-Autoren. Auch wenn das Zeugnis vom Verfasser mithilfe einer (!) Software erstellt wird oder einem Zeugnis-Generator, liest es sich anschließend im Prinzip "wie aus einem Guss". (Wichtig ist, dass die Arbeitszeugnis Formulierungen aus einer Quelle stammen. Sonst wirkt das Zeugnis schnell zusammengewürfelt.)

Arbeitnehmer greifen bei der Zeugnisschreibung hingegen eher auf Formulierungen zurück, die sie aus dem Internet, aus Büchern und aus Zeugnissen von Bekannten zusammen gesucht haben. Das Sammelsurium verschiedener Formulierungsstile bzw. das Fehlen eines "roten Fadens" ist für Personaler leicht erkennbar.

Manch ein Arbeitnehmer hat bereits zwei oder mehrere seiner Zeugnisse selbst erstellt oder an deren Erstellung mitgewirkt. Dadurch wiederholen sich identische, prägnante Abweichungen von der Norm in mehreren eigenen Zeugnissen.

Formulierungen aus Arbeitnehmer-Ratgebern

Neben einer geringen Anzahl an Fachbüchern für die Personalwirtschaft, die sich an Arbeitgeber und Personaler richten (u.a. aus dem Boorberg-Verlag und dem Haufe-Verlag), gibt es eine Vielzahl von Arbeitnehmer-Ratgebern. Die darin enthaltenen Arbeitszeugnis-Vorlagen orientieren sich zwar weitgehend an den Profi-Ratgebern, aber gerade die geringen Abweichungen, z.B. gleicher Wortlaut bei anderer Satzstellung, sind prägnant.

Rechtfertigung

Wer sich sein Zeugnis selbst schreibt, neigt dazu, Belege oder Beispiele für Wertungen zu nennen, um deren Glaubwürdigkeit zu untermauern (z.B. "Er besitzt ein sehr gutes Organisationsvermögen. Dies stellte er z.B. bei der ihm anvertrauen Koordinierung des Umzugs in neue Büroräume unter Beweis. Außerdem ist er sehr belastbar, was sich u.a. in der Übernahme der Aufgaben eines Kollegen während dessen längerfristigen krankheitsbedingten Abwesenheit zeigte"). Dieser selbst auferlegte Rechtfertigungszwang erweckt den Eindruck, dass der Verfasser an der Glaubwürdigkeit seiner eigenen Aussagen zweifelt. Erfahrene Personaler erkennen daran, dass es sich bei dem Verfasser um den Stelleninhaber handeln muss. Zudem sind Arbeitnehmer nicht verpflichtet, ihrem Arbeitgeber den Grund für eine Kündigung zu nennen. Daher wird eine Arbeitnehmerkündigung in einem Zeugnis ("Er verlässt uns auf eigenen Wunsch") in der Regel auch nicht näher begründet. Manchen Arbeitnehmern ist es hingegen ein Anliegen, im Eigenentwurf auf die genauen Motive einzugehen bzw. zu betonen, dass sie sich mit dem Wechsel in ein anderes Unternehmen beruflich verbessern konnten.

Typische Form- und Rechtschreibfehler

Wer sich regelmäßig mit der Zeugnisschreibung beschäftigt - wie Arbeitgeber und Personaler - kennt die typischen Stil- und Rechtschreibfehler in Zeugnissen und vermeidet sie bewusst. Arbeitnehmer übersehen diese oftmals. Hierzu zählen z.B. groß geschriebene Personalpronomen ("Wir bedauern Ihr Ausscheiden"), unterschiedliche Schreibweise bei der Datumsangabe („..geboren am 13.05.1975, trat am 1. Juli 2015 in unser Unternehmen ein“) oder eine stilistisch uneinheitliche Aufgabenbeschreibung.

Negativbeispiel für die Einleitung und den Werdegang (Eigenentwurf)

Hier ein Negativbeispiel mit zahlreichen typischen Fehlern beim Arbeitszeugnis-Eigenentwurf. Besonders kritische Formulierungen sind fett markiert.

Frau Miriam Schneider, geboren am 24.12.1979, war ab dem 01. Januar 2010 zunächst als Vertriebsassistentin für uns tätig. Obwohl sie keinerlei Unterstützung bei der Einarbeitung erhielt, fand sie sich in diesem Aufgabengebiet schnell zurecht.

Ab dem 1. Juni 2012 war sie als Key Account Managerin eingesetzt und überzeugte dabei durch herausragende Erfolge. Hierzu zählte u.a. die Gewinnung des bislang größten Kunden mit einem Umsatzvolumen von über 1 Mio. Euro pro Jahr. Es war daher die logische Konsequenz, dass wir sie mit Wirkung vom 1. Januar 2013 zur Vertriebsleiterin beförderten. Sie bestätigte das in sie gesetzte Vertrauen, indem sie das Exportgeschäft eigenständig aufbaute und dabei die Erwartungen des Vorstands weit übertraf. Seit dem 1. September 2015 führt sie diese Erfolgsstrategie in der Position der General Managerin Inter­national Sales fort.